Virtuelle Rezeptionistin
Schluss mit unbeantworteten Anrufen und mit Gästen, die Sie nie kennengelernt haben.
Nimmt Ihr Telefon zu jeder Zeit entgegen, löst Routine Anliegen direkt im Gespräch und erfasst, was Ihr Team in Spitzenzeiten verlieren würde.
Begrenzte Plätze
Funktionen
Nimmt Anrufe entgegen, wenn Ihr Team beschäftigt ist, ausser Dienst ist oder wenn die Rezeption geschlossen ist.
Erfasst Reservierungsanfragen mit allen vollständigen Angaben und übergibt sie an Ihr Team.
Löst Routineanliegen direkt im Gespräch. Öffnungszeiten, Anfahrt, häufige Fragen und vieles mehr.
Protokolliert jeden Anruf, damit nichts von einer Notiz am Empfang abhängt.
über 20 Sprachen
Was nicht dazugehört
Ein klares System kennt seine Grenzen.
Er ersetzt Ihre Rezeption nicht. Er deckt die Momente ab, in denen Ihr Team nicht ans Telefon kann.
Er rät nicht. Er notiert, wer angerufen hat, warum und wie zurückgerufen werden soll, und übergibt Ihrem Team das vollständige Bild.
Im Einsatz
19:15 Uhr, volles Haus.
Das Telefon klingelt, während das ganze Team mitten im Service steht.
Der Virtuelle Rezeptionist nimmt ab, erfasst eine Reservierungsanfrage für Freitag mit Name, Telefonnummer und Personenzahl und bestätigt die Angaben am Telefon.
Eine weitere Person ruft an und stellt eine ungewöhnliche Frage, etwa wie viele Türen das Hotel hat. Sie wird vollständig erfasst und an das Team übergeben.
Aufbau
Anrufumfang, Eskalationen und Übergaben definieren wir mit Ihnen, bevor etwas in Betrieb geht. Der Virtuelle Rezeptionist startet über eine begrenzte Warteliste. Mit der Reservierung Ihres Platzes sind Sie aufgenommen, und wir melden uns persönlich bei Ihnen.
Der Virtual Receptionist ist eines von drei Systemen.
Wenn Sie möchten, dass wir Ihnen zeigen, wo die operative Last liegt, zeigt Ihnen der kurze Fragebogen den passenden Ausgangspunkt. Manchmal ist es ein einzelnes System.